3 consejos para parecer más profesional en los correos electrónicos del trabajo
En la era moderna, su trabajo puede requerir que envíe correos electrónicos a compañeros de trabajo, jefes, clientes y más.
Sus correos electrónicos no son simples mensajes; representa quién es usted como empleado profesional. Por lo tanto, desea asegurarse de que cada uno de sus correos electrónicos enviados esté bien escrito y sea fácil de leer.
Si su empresa utiliza un programa específico, como Microsoft Outlook, por ejemplo, es posible que desee aprender a aplicar formato de mensaje . Independientemente de la plataforma que utilice para la mensajería, existen varios consejos esenciales que debe tener en cuenta antes de hacer clic en enviar en su correo electrónico.
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Funcionar en la esfera profesional puede ser un desafío para cualquier persona, pero quizás más especialmente para quienes controlan los síntomas de una enfermedad mental u otros problemas de salud mental.
Afortunadamente, hay muchas herramientas disponibles en línea para ayudarlo a manejar estos factores estresantes, desarrollar buenos mecanismos de afrontamiento y compartir sus sentimientos. haga clic aquí para obtener más información y artículos que pueden proporcionar más información y acceso al tratamiento, si es necesario.
Revise sus correos electrónicos de trabajo
La herramienta más importante y valiosa que tiene a su disposición es la revisión. Antes de pensar en enviar su correo electrónico, considere una pregunta importante: ¿su correo electrónico tiene sentido gramatical y lógico?
Compruebe si hay errores gramaticales utilizando el corrector ortográfico prediseñado del correo electrónico, si está disponible. Si duda de su corrector ortográfico, no tema utilizar recursos externos (como un diccionario en línea).
Otros errores gramaticales a tener en cuenta pueden incluir:
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- Uso incorrecto de letras mayúsculas
- Uso incorrecto de la puntuación (comas, punto y coma, etc.)
- Estilo y tono de escritura inapropiados para un entorno profesional
- Uso incorrecto de nombres propios: esto es especialmente importante cuando se dirige a otras personas; ¡Pocas cosas son más vergonzosas que escribir mal el nombre de alguien (o algo) importante!
Una vez que su correo electrónico esté listo, léalo en voz alta para ver si tiene sentido. A veces, puedes saber si una oración está mal simplemente por la forma en que suena.
A partir de ahí, puede realizar las correcciones necesarias para asegurarse de que el flujo general del correo electrónico sea coherente.
Por último, y si tiene tiempo, guarde el correo electrónico como borrador y aléjese de él. También puede pedirle a sus familiares o amigos inmediatos que lean su correo electrónico para ver si detectan algún error.
Una buena regla general es presionar enviar cuando se sienta seguro de haber revisado y reconsiderado todo en su mensaje lo mejor que pueda.
Sea conciso en los correos electrónicos de trabajo
Todos en su empresa tienen sus responsabilidades que cumplir, por lo que es útil respetar su tiempo mediante la creación de correos electrónicos concisos. Haciéndolos cortos, dulces y al grano, puede obtener una respuesta clara de inmediato y continuar con su día.
Primero, asegúrese de que sus mensajes incluyan párrafos cortos y fáciles de entender. De hecho, cada párrafo no tiene que tener más de dos oraciones.
Suponga que su correo electrónico requiere que escriba varios párrafos completos. En ese caso, podría considerar programar una reunión en persona con la persona a la que está enviando un correo electrónico para minimizar la confusión y la falta de comunicación.
Asegúrese de que cada uno de sus párrafos solo incluya información relevante. Por muy tentador que sea incorporar pequeños detalles que puedan ayudar a su destinatario a comprender su mensaje, pero eliminando esos apéndices, puede crear un correo electrónico que sea breve y directo.
Este tipo de mensajes a menudo son mucho más fáciles de comprender para un lector, y la parte receptora probablemente hará preguntas aclaratorias en respuesta si es necesario.
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Otra forma útil de utilizar un lenguaje conciso es desconfiar de los verbos. Por ejemplo, algo como Quiero poder enviar un informe puede reducirse a Estoy enviando un informe.
En este escenario, eliminaría un verbo to be y lo reemplazaría con un verbo activo que elimine la palabrería.
Escribe en un tono respetuoso
Por encima de todo, transmita su mensaje con respeto.
La agresión en un correo electrónico puede parecer mezquina, ya que el destinatario no te está hablando directamente. Puede evitar este tono accidental, incluso al dar malas noticias, equilibrando la negatividad con la positividad.
Por ejemplo, si desea criticar el desempeño de un empleado, puede comenzar la oración diciendo algo positivo y terminar con su crítica.
Adicionalmente, evitar usar pero . Niega la primera mitad de la oración, así que incluso si comienzas con algo positivo, usar pero puede hacer que alguien piense que estás siendo falso. Entonces, reemplace pero con y para que ambas declaraciones sigan siendo verdaderas.
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También puede pensar en incluir una firma corta al final de su mensaje. Estas firmas pueden ayudar a transmitir información importante de contacto y personal a su destinatario.
Si lo desea, vaya a la configuración de su correo electrónico y configure una firma que incluya su nombre, número de teléfono de contacto y otros sitios a los que esté afiliado.
Si su empresa tiene un logotipo, puede considerar incorporar lo visual como parte de su firma. El resultado es un correo electrónico que suena y luce profesional, que mantiene un tono respetuoso.
Conclusión
Un punto importante a tener en cuenta es enviar mensajes cortos, concisos y sin errores lo mejor que pueda, incluso en correos electrónicos más informales. Al hacerlo, le demostrará a su jefe que lo respeta y se estará diciendo a sí mismo que, de hecho, es el profesional que le gustaría que los demás le vieran.
